La gestion des notes de frais est un enjeu majeur pour les entreprises et les salariés. Cette tâche chronophage, fastidieuse et source d’erreurs peut rapidement devenir un casse-tête pour les parties prenantes. Pour y remédier, de nombreuses solutions innovantes ont vu le jour ces dernières années. Cet article vous présente les différentes alternatives disponibles pour faciliter la gestion des notes de frais.
Les outils numériques dédiés à la gestion des notes de frais
Afin d’optimiser le suivi et le traitement des notes de frais, plusieurs logiciels et applications ont été développés spécifiquement pour cette tâche. Ces outils permettent non seulement d’améliorer la productivité des employés, mais aussi de réduire significativement le taux d’erreur lors du traitement des justificatifs.
Des solutions comme Expensify, Rydoo ou Jenji offrent une interface intuitive et personnalisable qui facilite la saisie et l’envoi des dépenses professionnelles. Les employés peuvent ainsi prendre en photo leurs reçus ou factures et les envoyer directement via l’application à leur responsable hiérarchique pour validation. La dématérialisation des justificatifs permet également un archivage plus simple et sécurisé.
Ces logiciels sont souvent dotés d’une intelligence artificielle capable d’extraire automatiquement les informations pertinentes (date, montant, catégorie) à partir des justificatifs numérisés. Cela évite les erreurs de saisie et permet un gain de temps considérable pour les employés et les gestionnaires de frais.
Les cartes bancaires d’entreprise
Les cartes bancaires d’entreprise sont une solution simple et efficace pour faciliter la gestion des notes de frais. Elles permettent aux employés de régler directement leurs dépenses professionnelles sans avancer d’argent personnel, évitant ainsi les problèmes de remboursement et de trésorerie.
Certaines banques en ligne, comme Qonto, Revolut ou N26 Business, proposent des offres spécifiques pour les entreprises avec des fonctionnalités dédiées à la gestion des notes de frais. Les transactions effectuées avec ces cartes sont automatiquement catégorisées et intégrées dans un logiciel de suivi, ce qui facilite grandement le traitement et le contrôle des dépenses.
De plus, les responsables peuvent définir des plafonds de dépenses par employé ou par catégorie (transport, hébergement, restauration), limitant ainsi les abus et facilitant le respect du budget alloué aux notes de frais.
L’intégration aux outils comptables
Pour optimiser davantage la gestion des notes de frais, il est important que les solutions mises en place soient compatibles avec les outils comptables utilisés par l’entreprise. En effet, cela permet non seulement un gain de temps dans la transmission des informations entre les différents services, mais également une meilleure traçabilité et un contrôle accru des dépenses.
Les logiciels de gestion des notes de frais proposent généralement des API (interfaces de programmation) qui permettent d’intégrer facilement les données dans les outils comptables existants. Ainsi, les informations relatives aux dépenses professionnelles sont automatiquement intégrées dans les comptes de l’entreprise, évitant les erreurs et les doublons.
De plus, certains logiciels de comptabilité, comme QuickBooks ou Sage, intègrent directement des modules dédiés à la gestion des notes de frais. Ils offrent ainsi une solution complète et cohérente pour gérer l’ensemble des aspects financiers de l’entreprise.
La formation et la sensibilisation des employés
Au-delà des outils technologiques, il est essentiel d’impliquer et former les employés à la bonne gestion des notes de frais. En effet, la prise en compte et le respect des politiques internes en matière de dépenses professionnelles est primordial pour assurer une gestion efficace et transparente.
Pour cela, il est recommandé d’organiser régulièrement des sessions de formation ou d’information sur les procédures à suivre et les bonnes pratiques à adopter. Cela peut également passer par la mise en place d’un guide interne clair et accessible, recensant l’ensemble des règles à respecter en matière de notes de frais.
Enfin, il est important d’impliquer les managers dans ce processus de sensibilisation et de formation, afin qu’ils puissent à leur tour accompagner leurs équipes dans la bonne gestion des dépenses professionnelles.
Ainsi, en combinant des outils numériques performants, des solutions bancaires adaptées, une intégration efficace aux outils comptables et une sensibilisation des employés, il est possible de faciliter grandement la gestion des notes de frais et d’optimiser les processus internes liés aux dépenses professionnelles.
