La collaboration en entreprise est aujourd’hui un enjeu majeur pour la réussite des projets et l’efficacité des équipes. Afin de faciliter cette collaboration, de nombreux outils ont vu le jour, permettant aux collaborateurs de travailler ensemble à distance ou en présentiel, de manière optimisée et sécurisée. Cet article vous propose un guide complet des meilleurs outils pour la collaboration en entreprise.
Zoom sur les outils de communication
La communication est la base de toute collaboration réussie. Pour fluidifier les échanges entre les membres d’une équipe, plusieurs solutions s’offrent à vous :
La messagerie instantanée : elle permet d’échanger rapidement et simplement avec ses collègues, sans avoir besoin d’utiliser le téléphone ou l’e-mail. Parmi les outils les plus utilisés, on peut citer Slack, Microsoft Teams ou encore Google Hangouts.
Les visioconférences : elles sont idéales pour organiser des réunions à distance avec plusieurs participants. Zoom, Skype for Business ou Google Meet sont autant d’options pour réaliser des visioconférences de qualité.
Les espaces collaboratifs : il s’agit de plateformes dédiées à la collaboration entre les membres d’une équipe, regroupant différents outils tels que la messagerie instantanée, la gestion de projets ou encore le partage de documents. Trello, Asana et Basecamp sont parmi les références du marché.
Les outils de partage de documents
Afin de travailler efficacement en équipe, il est essentiel de pouvoir partager et modifier des documents en temps réel. Plusieurs solutions permettent cela :
Google Drive : le service de stockage et de partage de fichiers de Google offre la possibilité de créer, modifier et partager des documents, tableaux ou présentations en ligne, avec une gestion fine des droits d’accès. De plus, les modifications apportées par les différents collaborateurs sont synchronisées en temps réel.
Microsoft OneDrive : l’offre de Microsoft est similaire à celle de Google Drive, avec la possibilité d’utiliser les applications Office en ligne (Word, Excel, PowerPoint) et d’intégrer OneDrive à son poste de travail pour faciliter l’accès aux fichiers partagés.
Dropbox : ce service propose également du stockage en ligne et un partage simple des fichiers entre collaborateurs. L’outil se distingue par sa simplicité d’utilisation et la possibilité d’accéder à ses fichiers hors ligne.
Les outils de gestion des tâches et projets
Pour assurer une bonne collaboration entre les membres d’une équipe, il est important d’avoir une vision claire des tâches à réaliser, de leur état d’avancement et des délais impartis. Voici quelques exemples d’outils permettant une gestion optimale des projets :
Trello : basé sur la méthode Kanban, Trello permet d’organiser les tâches sous forme de cartes, que l’on peut déplacer sur un tableau en fonction de leur avancement. Les équipes peuvent ainsi visualiser facilement le travail effectué et les priorités.
Asana : cet outil propose une approche plus classique de la gestion de projets, avec des listes de tâches et des échéances. Il offre néanmoins une grande flexibilité dans l’organisation du travail et permet d’affecter des responsables pour chaque tâche.
Monday.com : cette plateforme se veut un véritable « système d’exploitation pour le travail », avec une multitude de fonctionnalités pour organiser les projets, gérer les ressources et suivre la performance des équipes. Elle est adaptée aux entreprises de toutes tailles et secteurs d’activité.
Les outils collaboratifs spécifiques
Enfin, il existe des outils spécifiquement conçus pour faciliter la collaboration dans certains domaines :
Github : cette plateforme permet aux développeurs informatiques de travailler ensemble sur un même projet, en partageant et en versionnant le code source. Github facilite ainsi le travail en équipe et la gestion des modifications apportées au code.
Miro : ce logiciel propose un espace de travail virtuel où les membres d’une équipe peuvent partager leurs idées sous forme de post-it ou de dessins. Miro est particulièrement adapté aux brainstormings ou aux réunions créatives à distance.
Invision : destiné aux designers, Invision permet de créer des prototypes interactifs de sites web ou d’applications mobiles, et de les partager avec les membres de l’équipe pour recueillir leurs avis et commentaires. L’outil facilite la collaboration entre les designers et les autres métiers impliqués dans un projet.
La collaboration en entreprise est aujourd’hui facilitée par une multitude d’outils adaptés aux besoins spécifiques de chaque équipe. Le choix du bon outil dépendra donc des objectifs et des contraintes de l’entreprise, ainsi que des habitudes et préférences des collaborateurs.